Scrumteams werken het beste als ze fysiek op dezelfde locatie kunnen samenwerken. Het komt echter vaak voor dat teamleden binnen een scrumteam op afstand van elkaar werken. Dit creëert een aantal uitdagingen voor de Scrum Master. We geven drie tips, gebaseerd op onze eigen ervaring, om Scrum Masters te helpen uit te blinken in hun rol terwijl ze op afstand werken.
Vergeleken met een situatie waarin er met het volledige team op één locatie wordt gewerkt, moet je als Scrum Master in een remote team meer werk verrichten om hetzelfde te bereiken. Zo zijn ondersteunende tools als Teams, Zoom, Miro en IdeaBoardz niet altijd direct beschikbaar en daarnaast vereist het enige kennis om ze probleemloos en efficiënt te gebruiken. Begrijpt een teamlid niet goed hoe Miro werkt? Dan kost het jou als Scrum Master extra werk om dit uit te leggen. Daarnaast ben je als Scrum master extra tijd kwijt aan interacties met anderen. Waar je op kantoor veel gesprekken onbewust combineert met een bezoekje aan de koffieautomaat, moet je nu zulke onderonsjes bewust inplannen.
Wanneer je met een team op één locatie werkt is de groepsdynamiek duidelijk zichtbaar. Het is voor een Scrum master dan ook gemakkelijker om hier op in te spelen. Bij teams die op afstand werken is het vele malen lastiger om de groepsdynamiek inzichtelijk te krijgen. Dit vereist veel meer opzettelijke actie van de Scrum master. Zoek actief naar zaken die onderling niet goed zijn afgestemd of waar onduidelijkheid over bestaat. Pas wanneer je weet dat niet iedereen op één lijn zit en vooral waarover men niet op één lijn zit, kun je gericht actie ondernemen. Een ander belangrijk advies is om vergaderingen op een informele manier te starten en te eindigen. Dit soort momenten zijn cruciaal om een beeld te krijgen van hoe het met iedereen gaat en wat de onderlinge verhoudingen binnen het team zijn. Spreek teamleden ook regelmatig één-op-één en heb het dan niet alleen over werk, maar focus ook op de thuissituatie. De thuissituatie kan namelijk van grote invloed zijn op de prestaties en motivatie van het teamlid.
De aandachtspanne bij een online meeting is bij veel mensen een stuk korter dan bij een fysieke meeting. Daarnaast valt het tijdens een online sessie minder goed op wanneer iemand er niet meer bij is met zijn of haar gedachten. Zorg er daarom voor dat online meeting niet te lang duren. Plan liever een aantal korte sessies in, in plaats van één lange. Verder helpt een duidelijke agenda, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn en wat de bedoeling is van de meeting. Ontkom je niet aan een langere meeting? Zorg dan in ieder geval voor voldoende pauzes tussendoor en bedenk of het mogelijk is om de interactie tussen de deelnemers te verhogen. Laat deelnemers bijvoorbeeld stemmen op een relevante poll, brainstormen met post-its of splits de groep op in subgroepen.
Concluderend moet een scrum master die op afstand werkt zich bewust zijn van de extra inspanning die nodig is, verstandig handelen om de groepsdynamiek te begrijpen en focus creëren door effectieve online vergaderingen te faciliteren.