In samenwerking met Emixa ontwikkelde Examenadviesburo de applicatie EMO, een oplossing die de hele examenflow stroomlijnt. We spraken met algemeen directeur Anne Prins-van den Bergh over het ontwikkelproces, de samenwerking met Emixa en de voordelen van het nieuwe systeem.
Examenadviesburo (EAB) is dé specialist in toetsontwikkeling, toetsafname, persoonscertificering en alle andere aspecten die te maken hebben met het uitdagende vakgebied van examinering. De missie van de organisatie? Een bijdrage leveren aan het kwalificeren van de beste professionals voor een divers scala aan bedrijven, sectoren en branches. Examenadviesburo levert daarbij maatwerk dat is afgestemd op de wensen en behoeften van opdrachtgevers.
Daar hoort ook een continue focus op kwaliteit bij. Examenadviesburo stelt zich onafhankelijk op en verbindt hoge eisen aan de kwaliteit van de exameninhoud, het examentoezicht, de afname en de uiteindelijke beoordeling. Examenadviesburo gelooft ook in de kracht van samenwerken, wat tot uiting komt in partnerschappen met diverse externe partijen zoals inhoudelijke deskundigen en diverse opdrachtgevers. Het complete proces van Examenadviesburo ligt vast in het Kwaliteitshandboek en is gecertificeerd onder de normen ISO 9001:2015 en ISO 27001:2013.
Het oude, op Java gebaseerde systeem (ExamenManagementOmgeving - EMO) waar Examenadviesburo tot voor kort mee werkte voldeed eigenlijk niet meer aan de behoeften van de moderne tijd. Medewerkers moesten veel administratieve taken en handelingen nog handmatig uitvoeren, wat veel tijd en moeite kostte. Kandidaten moesten eerst een uitgebreid account aanmaken om een examen in te plannen, wat ook uitmondde in een tijdrovend proces. Bovendien was het lastig om snel wijzigingen in het systeem aan te brengen zonder dat dit invloed had op andere functionaliteiten en features. Het systeem was namelijk gebouwd als een klassieke monoliet.
Er was behoefte aan een systeem wat weer doorontwikkeld kon worden en verbeteringen kon toebrengen ten opzichte van het huidige systeem. Ook was er de behoefte om kandidaten makkelijker een examen te laten inplannen. De kandidaat kan nu in de webshop gelijk een examen kiezen en hoeft niet eerst een account aan te maken om een examen in te plannen.”
De kandidaat heeft ook de keuze uit diverse betaalopties: het invoeren van een couponcode, betaling via iDEAL, of een factuur op naam van een werkgever laten zetten. Op het geplande examenmoment liggen bij de gekozen toetslocatie de inloggegevens voor de kandidaat klaar. De kandidaat meldt zich bij de toezichthouder en kan direct met het examen beginnen. Via het persoonlijke account in EMO kan de examenkandidaat tevens zijn of haar facturen inzien, toetsresultaten controleren en persoonsgegevens beheren. EMO is bovendien te integreren in de eigen website met een volledig bedrijfseigen stijl, look en feel.
Een boekingstool, die geïntegreerd is met het toetsafnamesysteem waarbinnen je de examens uitvoert, zorgt ervoor dat een geboekt examen direct beschikbaar is in de afnamesoftware en dat een kandidaat direct examen kan doen op een van de COEL-toetslocaties. “Ook intern zorgt de nieuwe tool voor meer efficiëntie en overzicht. De administratie en verwerking zijn geautomatiseerd, wat tijd en geld spaart. Bovendien hebben we nu voor elk van de afzonderlijke labels een eigen profiel en een koppeling met de website ”, aldus Anne.
Veel vertrouwde functies uit het oude systeem zijn in EMO op een vernieuwende manier ingebouwd. “EMO is bovendien een verzameling microservices in plaats van een monoliet, waardoor het makkelijker is om snelle aanpassingen te doen en het systeem ook toekomstbestendiger is”, aldus Anne.
Waarom viel de keuze uiteindelijk op Mendix en Emixa? "Via een andere ondernemer die al bezig was met low-code ontdekten we de voordelen van deze ontwikkelvorm. Je zet een applicatie veel sneller in elkaar dan met traditioneel coderen. Daarna hebben we de mogelijkheden van Mendix, Betty Blocks en OutSystems verkend en die drie platformen kritisch naast elkaar gelegd. Wat uiteindelijk de doorslag gaf, is dat Mendix het beste en compleetste pakket heeft. Ze hebben kwalitatief een streepje voor op de concurrentie. We moeten betrouwbaarheid uitstralen.”
Vanuit de keuze voor Mendix ging Examenadviesburoop zoek naar een erkende en goede Mendix-partner. “We hebben gesprekken gevoerd met meerdere partijen, maar Emixa gaf ons uiteindelijk het beste gevoel. De samenwerking valt niet tegen. Zeker over de developer die nu op het project zit zijn we heel tevreden. Emixa toont zich ook heel betrokken bij het ontwikkeltraject en schakelt snel als we dingen nodig hebben. Dat een developer zich zo verbonden voelt met een project buiten de eigen organisatie vind ik wel bijzonder; het is een prima basis voor een goede samenwerking”, vertelt Anne.
Toch was het bouwen van EMO in de praktijk geen sinecure. “Er zaten aanvankelijk best nog wel wat bugs in het systeem, waardoor we een wat langere uitloop hebben gekend en de livegang later plaatsvond dan we aanvankelijk hadden gehoopt. Waar we normaal 200 telefoontjes op een dag kregen, waren het er nu soms wel 1500.”
Wat betreft het werken met het nieuwe systeem waren er volgens Anne ook wel wat aanloopproblemen. “Veel medewerkers waren aanvankelijk onwennig en sceptisch. Niet helemaal onlogisch natuurlijk als je afscheid neemt van een vertrouwd systeem dat je op je duimpje kent. Maar herbouwen is altijd een grotere en omvangrijkere klus dan je vooraf verwacht. Examenadviesburo is nog dagelijks bezig om alle bugs op te lossen en gaat er vanuit dat de medewerkers steeds meer de positieve punten zien van het nieuwe systeem. Je moet even door de zure appel heen bijten, maar uiteindelijk levert het wel iets moois op.”
Er zijn volop mogelijkheden om de digitale transformatie in de technologiesector te stimuleren. Wilt u de digitale staat van uw organisatie verbeteren? En bent u op zoek naar een partner die u kan helpen dit doel te bereiken? In dat geval is Emixa de juiste partner voor u. Wij vertalen complexe vraagstukken in eenvoudige, gebruiksvriendelijke IT oplossingen die uw digitale transformatie versnellen en uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Aarzelniet om contact met ons op te nemen. Wij ontmoeten u graag!