In de snel evoluerende wereld van de bedrijfsvoering is digitalisering, zoals een SAP S/4HANA implementatie, een ambitieus doel. De voordelen zijn duidelijk - procesoptimalisatie, centralisatie van gegevens en verbeterde besluitvorming, maar het veranderingsproces kan ook een uitdaging zijn. De uitdaging kan worden gevonden in een van de belangrijkste - al dan niet de belangrijkste - schakel van een organisatie: de mensen.
Change management is cruciaal om ervoor te zorgen dat de S/4HANA-implementatie soepel verloopt en de digitale transformatie van uw organisatie bevordert. In deze blog gaan we dieper in op de essentie van verandermanagement in SAP S/4HANA implementaties en delen we een aantal praktische strategieën voor succesvolle verandering.
Change management in SAP S/4HANA implementaties draait om het begrijpen en managen van de menselijke aspecten van verandering. Het gaat niet alleen om het technische aspect van software-implementatie, maar ook om het begeleiden van mensen tijdens het proces van aanpassing aan nieuwe systemen, processen en werkmethoden. Dit is cruciaal in een (publiek) cloudsysteem waar een 'Fit-to-standard'-manier van denken van toepassing is. In deze blog richten we ons vooral op het 'hoe' veranderen. Hoe we mensen voorbereiden, begeleiden en ondersteunen bij veranderingen binnen de organisatie.
Hoe communiceer je over de verandering naar SAP S/4HANA?
Open en frequente communicatie legt de basis voor positieve verandering binnen de SAP S/4HANA implementatie. Het is belangrijk om werknemers te informeren over de redenen achter de verandering, de voordelen die het met zich meebrengt en hoe het hun dagelijkse werk zal beïnvloeden. Waarom veranderen? Welke waarde heeft de verandering voor jou als individu? Dit zijn enkele voorbeelden van vragen die beantwoord moeten worden. Naast het verschaffen van duidelijkheid, kan dit onzekerheid en weerstand tegen verandering verminderen.
Hoe laat je leiders deel uitmaken van de implementatie?
Het leiderschap moet niet alleen het belang en de bedoeling van de verandering benadrukken, maar ook optreden als rolmodel. Als leiders enthousiast zijn over SAP S/4HANA, zullen werknemers eerder volgen. Een workshop over veranderingsmanagement die is afgestemd op (senior) leiderschap biedt hiervoor de perfecte gelegenheid en is een voorbeeld van hoe we leiderschap deel laten uitmaken van deze verandering binnen de organisatie.
Hoe vergroot je de betrokkenheid rond SAP S/4HANA?
Betrek werknemers vanaf het begin bij het project. Ze hebben waardevolle inzichten en kunnen bijdragen aan het ontwerp van het nieuwe SAP S/4HANA systeem. Dit vergroot het gevoel van eigenaarschap en vermindert de weerstand.
Hoe zorg je voor het juiste kennisniveau onder werknemers?
Functionele training is toch voldoende? Nee. Uitgebreide training om ervoor te zorgen dat medewerkers vertrouwd raken met SAP S/4HANA is essentieel, maar naast functionaliteit moeten de betrokken medewerkers ook het (nieuwe) bijbehorende proces begrijpen. Definiëren wat mensen moeten 'weten' (in termen van gerelateerde integraties of informatie) en wat mensen moeten 'kunnen' (functioneel in het systeem) helpt enorm. Zo maken we indruk op de betrokken medewerkers en identificeren we de voordelen.
Hoe zorg je samen voor verandering binnen het implementatieproject?
Veranderambassadeurs zijn effectieve (project)teamleden die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van de verandering, zoals communicatie, training en probleemoplossing. Dit verdeelt de verantwoordelijkheid en verhoogt de efficiëntie. Daarnaast houden deze mensen bij vooral grote projecten de verandermanager in de gaten met betrekking tot de verschillende aspecten van de verandering in het project.
Duidelijke doelstellingen: Bepaal duidelijk wat je wilt bereiken met de SAP S/4HANA implementatie en de achterliggende bedoeling en communiceer deze zaken naar de hele organisatie. Dit helpt bij het creëren van een gemeenschappelijk begrip van de verandering en transparantie. Vergeet niet het menselijke aspect te benadrukken, zoals de toegevoegde waarde voor de werknemers. Het is tenslotte een holistisch bedrijfsproject en geen IT-project.
Gefaseerde implementatie: Stap voor stap SAP S/4HANA implementatie om overweldiging te voorkomen. SAP heeft zijn Activate-methode afgestemd op de aanpak voor verandermanagement . Dit benadrukt het doel en de activiteiten voor verandering voor elk van de zes projectfasen.
Verander ambassadeurs: Niet alleen managers, maar ook enthousiaste medewerkers kunnen anderen inspireren. Identificeer en train deze medewerkers over de veranderingen die SAP S/4HANA met zich meebrengt, zodat zij anderen kunnen inspireren. Deze ambassadeurs kunnen als brug fungeren tussen het projectteam en de rest van de medewerkers. Dus, mobiliseer ambassadeurs en zorg samen voor de verandering!
Feedback en aanpassing: Sta open voor feedback van medewerkers en neem dit (waar mogelijk) mee in de keuzes die gemaakt worden met betrekking tot SAP S/4HANA. Dit laat zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd en kan de acceptatie van veranderingen vergroten.
Meetbare resultaten: Bepaal meetbare KPI's om het succes van de verandering te evalueren. Dit geeft inzicht in welke gebieden goed presteren en waar aanpassingen nodig zijn. Voorbeelden zijn statistieken over het gebruik van het systeem en het monitoren van het aantal incidenten of weerstand vanuit de organisatie.
Ondersteuning na implementatie: Continue ondersteuning bieden bij het gebruik van SAP S/4HANA. Beantwoord bijvoorbeeld ook vragen en los problemen op nadat de implementatie heeft plaatsgevonden. Dit helpt het vertrouwen in het nieuwe systeem te vergroten.
Verandering is een reis en verdient aandacht en toewijding bij een digitale transformatie. Wij reiken hiervoor graag de tools aan en denken met je mee om de digitale reis van je organisatie en je medewerkers toekomstbestendig te maken met de juiste veranderaanpak.
Klaar voor een zakelijke verandering? Op Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen te gedijen in het cloud-tijdperk. Laten we samen op weg gaan naar meer efficiëntie en effectiviteit!
Kevin Uitman
Kevin is Digital and Business Transformation Consultant bij Emixa. Hij heeft aantoonbare kennis van en ervaring met SAP S/4HANA en is gespecialiseerd in S/4HANA-implementaties.