Een vergaderruimte reserveren was nog nooit zo eenvoudig.
Emixa biedt een vooraf ontwikkelde Mendix applicatie om zaalreserveringen te optimaliseren. De applicatie is oorspronkelijk ontwikkeld voor een klant en is bedoeld om meer inzicht te geven in de beschikbaarheid van een vergaderruimte. Op dit moment zijn er vijfenzeventig tablets succesvol in gebruik bij deze klant verspreid over vijf locaties. Dit succes wordt gevolgd door de succesvolle implementatie van zaaltablets bij Emixa Naarden en Best, andere Emixa kantoren zullen snel volgen. Het reserveren van vergaderruimtes is aanzienlijk vereenvoudigd door de recente implementatie van de Room Tablet applicatie.
De zaaltablets bieden verschillende functionaliteiten. In eerste instantie bieden ze realtime integratie met Outlook (Microsoft 365), waardoor inzicht wordt geboden in de huidige beschikbaarheid en aanstaande reserveringen. Rood geeft aan dat de ruimte momenteel bezet is, oranje betekent dat er binnen 10 minuten een reservering aankomt die kan worden ingecheckt, terwijl groen aangeeft dat de ruimte beschikbaar is voor reservering. Deze visuele indicatoren vergemakkelijken de identificatie van beschikbare vergaderruimtes aanzienlijk.
Een tweede belangrijke functionaliteit van de zaaltablets is het ad hoc reserveren van vergaderruimtes. Als de tablet groen en beschikbaar is, kan de ruimte ad hoc worden gereserveerd. Tijdens dergelijke reserveringen kunnen gebruikers ervoor kiezen om de ruimte te reserveren voor een korte (15 minuten), middellange (30 minuten) of langere (60 minuten) duur. Na een ad-hocreservering wordt de ruimte ook gereserveerd in Outlook.
Een veel voorkomend probleem met vergaderzalen is no-show. Door inchecken verplicht te maken, komen ruimtes waar na 10 minuten niet wordt ingecheckt automatisch weer beschikbaar. Bovendien kunnen gebruikers, als een vergadering eerder eindigt dan gepland, de reservering uitchecken, waardoor de ruimte weer beschikbaar wordt, zowel zichtbaar op de tablet als in Outlook.
Voordat de ruimtetabletten in de vergaderzalen worden geïnstalleerd, wordt er altijd eerst een gratis testfase uitgevoerd waarbij één tablet in de meest prominente vergaderzaal wordt geplaatst. Na een succesvolle testfase en waardevolle gebruikersfeedback kunnen verdere optimalisaties op maat worden gemaakt. Onze ervaring is dat dit resulteert in een zeer succesvolle en naadloze lancering van de applicatie.
Uit een enquête onder medewerkers blijkt dat de gebruikers unaniem positief zijn over de Room Tablet-applicatie. De positieve ontvangst heeft geleid tot verzoeken om tablets te installeren in kleinere éénpersoonskamers. Bovendien kan de applicatie eenvoudig worden geïmplementeerd op andere locaties van een organisatie.
Het gebruik van de applicatie Emixa Room Tablet verandert niet alleen de manier waarop vergaderruimtes worden beheerd, maar leidt ook tot een efficiënter gebruik van kantoorruimtes. De naadloze integratie van reserveringen en flexibele check-in en check-out opties zorgen voor een effectiever gebruik van de ruimtes, wat de samenwerking en productiviteit binnen het kantoor bevordert. Het succesverhaal van de applicatie Emixa Room Tablet helpt ons om de werkomgevingen van onze klanten en die van onszelf voortdurend te verbeteren.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de Emixa Room Tablet applicatie op uw kantoor? Er zijn tal van mogelijkheden om de digitale transformatie in de technologische industrie te stimuleren. Wilt u de digitale staat van uw organisatie verbeteren? En bent u op zoek naar een partner die u kan helpen dit doel te bereiken? In dat geval is Emixa de juiste partner voor u. Wij vertalen complexe vraagstukken in eenvoudige, gebruiksvriendelijke IT oplossingen die uw digitale transformatie versnellen en uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Aarzelniet om contact met ons op te nemen. Wij ontmoeten u graag!