Hoe verlaag je faalkosten in de bouw en infra?

Faalkosten: verantwoordelijk voor een groot deel van onvoorziene uitgaven in de bouw en infra. Wist je dat de jaarlijkse faalkosten in de Nederlandse bouwsector in de miljarden lopen? Een groot en toenemend probleem. Vooral wanneer met meerdere aannemers wordt gewerkt aan grote projecten, is het lastig om in control te zijn van de financiële status van een project. Hoe krijg je grip op lopende projecten en kun je jouw faalkosten verlagen?

Waar komen faalkosten vandaan?

Faalkosten zijn additionele kosten die ontstaan in verschillende fases van een project. Natuurlijk zijn er extra kosten waar je geen invloed op hebt, zoals kosten die ontstaan vertraging door tegenvallende weersomstandigheden of gebrekkige beschikbaarheid van derde partijen. Toch komen de meeste faalkosten door fouten. Fouten in de uitvoering, in de planning en in de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen. De onderliggende oorzaak? Een gebrek aan inzicht. Het goede nieuws is dat bouw- en infrabedrijven hun faalkosten (grotendeels) zelf in de hand hebben. Maar hoe komen zij in control?

Controle krijgen met een modern ERP systeem

Bouw- en infrabedrijven kunnen -letterlijk- winst behalen als zij gaan werken met een modern centraal ERP-systeem. Hiermee kun je de administratie van projecten eenvoudig bijhouden. En doordat alle data centraal in een systeem staat, geeft dat real-time inzicht in je lopende projecten. Dan kun je proactief en tijdig bijsturen op budget en deadlines. En faalkosten voorkomen. Hoe werkt dat precies in praktijk?

1. Digitalisering van buitendienst

   De meeste ERP-systemen hebben tegenwoordig gebruiksvriendelijke mobiele apps waarmee je ook onderweg prima de administratie kunt bijhouden. Als de buitendienst direct na de werkzaamheden uren en materiaalgebruik centraal registreert, dan is de administratie meteen up-to-date. Bovendien beschikken uitvoerders en projectleiders dan over de juiste informatie om tijdig en effectief bij te sturen. Kleine moeite, groot effect.

2. Betere werkvoorbereiding

   Als werkvoorbereiders real-time inzichten hebben, kunnen zij beter arbeidsuren en materiaalbehoeften voorspellen. Zowel inzet van ploegen als de inkoop en beschikbaarheid van materialen kan dan zorgvuldig worden gepland. Zo kan de werkvoorbereider ervoor zorgen dat alles op het juiste moment beschikbaar is, waardoor projecten zonder vertraging verlopen.

3. Verbeterde materiaalinkoop

   Als inkopers werken met informatie up-to-date is, kunnen zij tijdig en accuraat materialen leveren. Met een goed georganiseerd inkoopproces zijn benodigde materialen op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar. Dan kunnen mensen meteen aan de slag en zet je arbeid efficiënt in. Zo voorkom je dat projecten stilvallen door gebrek aan materialen.

4. Informatie delen met derden

   We zien in de bouw en infra steeds grotere projecten waarin met meerdere aannemers, leveranciers en andere partners wordt gewerkt. Met een modern ERP-systeem kun je gemakkelijk derde partijen hun uren, kosten en materiaal via apps en portalen laten vastleggen. Zo krijg je nog meer inzicht en grip op je project.

5. Leren van projecten

   Als alle processen in een centraal ERP-systeem plaatsvinden waarin alle afdelingen gedurende alle fasen van het project samenwerken, biedt dat meer dan inzicht. Het maakt ook data-analyse van projecten mogelijk. Bouw- en infrabedrijven kunnen hiermee leren van projecten om zo toekomstige projecten steeds beter en efficiënter uit te voeren.

Een belangrijke verandering

Real-time inzicht in kosten en voortgang van projecten? Het kan dus! Toch staat of valt het succes hiervan met de adoptie van het ERP-systeem. De gehele organisatie moet gaan werken in het systeem op een uniforme wijze, waarbij de informatie tijdig en correct moet worden ingevoerd. Een grote verandering voor veel bouw- en infrabedrijven, waarin afdelingen vaak gewend zijn op hun eigen manier te werken. Een succesvolle grote verandering gaat hand in hand met effectief change management. Bij Emixa begeleiden we organisaties in deze veranderingen, zodat iedereen, van de werkvloer tot het management, optimaal gebruik maakt van het nieuwe systeem.

Hoe implementeer je een modern ERP-systeem?

Emixa hielp een gerenommeerd bouwbedrijf met een grootschalige ERP-implementatie. Ook hebben wij een nieuwe datastructuur en data warehouse opgezet. Doordat er nu een uniform rapportageproces is in het gehele bedrijf, is real-time inzichtelijk gemaakt wat de status van alle grote projecten is.

Meer lezen

Conclusie

Het verlagen van faalkosten begint met het krijgen van grip op je processen, systemen en organisatie. Door je processen te standaardiseren krijg je controle over je operationele processen en inzicht in de financiële voortgang van projecten. Benieuwd hoe Emixa dit aanpakt? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om in control te komen en je faalkosten te verlagen.

Neem contact op met de auteurs