Bij reguliere verhuur registreer je je direct bij de uitlener wanneer de activa worden teruggebracht. Beschikbaarheid, facturatie en andere processen kunnen worden afgedekt met standaard solutions. Maar wat als de retourstroom leidend is in het verhuurproces en de controle vanuit de logistiek moet plaatsvinden? Biedt SAP dan nog wel een oplossing?
Bedrijven die verhuisdozen, kratten, containers, vaten of andere herbruikbare verpakkingsmaterialen verhuren, hebben hun eigen unieke uitdagingen. De meeste huurders willen tegelijkertijd ook het transport van de verpakkingsmaterialen regelen. Bovendien worden de herbruikbare verpakkingen meestal gebruikt door derden. Hierdoor kan een keten van 'onderhuurders' ontstaan. In deze keten is het exacte tijdstip van teruggave moeilijker te bepalen, wordt de statiegeldregistratie complexer en is de staat waarin het gehuurde herbruikbare verpakking wordt teruggegeven moeilijker te voorspellen.
Bij het huren van meermalige verpakkingen speelt niet het standaard verhuurproces de hoofdrol, maar het logistieke proces. De verhuurder levert niet alleen de verpakking, maar zorgt er ook voor dat deze op locatie aankomt. Hiervoor moeten de logistieke modules van SAP worden gebruikt. Maar die zijn niet ontworpen voor het retourneren van goederen.
Verhuurbedrijven van meermalige verpakkingen lossen dit probleem vaak op door gebruik te maken van custom solutions . Dit kan een complexe reeks Excel-sheets zijn, of een dure eigen applicatie. Dergelijke solutions helpen aanvankelijk, maar worden al snel onmogelijk te beheren. De koppeling met facturatie en administratie zorgt voor problemen. Omdat maatwerk gelijke tred moet houden met updates van reguliere bedrijfssoftware, stijgen de kosten na verloop van tijd.
Het kan ook anders. SAP kan een eigen proces opzetten waarin verhuur op basis van logistiek centraal staat. Planning en voorraadreservering worden veilig gescheiden van de huidige voorraad. Hierdoor ontstaat ruimte om rekening te houden met de unieke eisen van verhuur van meermalige verpakkingen. Deze aanpassingen ondersteunen het gehele proces binnen SAP. Aan het einde van de verhuur kan verdere verwerking (facturatie) plaatsvinden via de reguliere kanalen.
Met deze aanpak werkt het verhuurproces binnen de SAP standaard. Goederenbewegingen worden geregistreerd en gefactureerd op basis van verkooporders. Hetzelfde geldt voor de planning van inspecties en de reiniging van de gehuurde apparatuur. Door geretourneerde verpakkingen te voorzien van een batchnummer, worden reiniging en inspectie een naadloos onderdeel van het verhuurproces.
Omdat alle data binnen SAP blijft, kan het ook integraal worden geraadpleegd en effectiever worden gebruikt. Zo kunnen alle data rondom het verhuurproces worden geïntegreerd in één dashboard. Dit maakt management op basis van uitzonderingen mogelijk. Een planner ziet direct wat op voorraad is, wat onderweg is en wat nog gecontroleerd moet worden. Door te filteren op afwijkingen van de standaard kan direct op problemen worden gereageerd.
Dezelfde data kan ook worden gebruikt om de voorraad betrouwbaar te voorspellen. Daarnaast kunnen andere details worden geregistreerd. Dit maakt het mogelijk om meer inzicht te krijgen in omgevingsfactoren, zoals werkuren per dienst, waterverbruik per order en slijtage per verpakking. Met dergelijke rapportages kan management zich richten op cijfers en plannen voor de langere termijn beter onderbouwen.
De verhuur van herbruikbare verpakkingen is een belangrijk aspect van de circulaire economie. De sector die dit aanbiedt groeit dan ook gestaag. Uitdagingen op het gebied van registratie en proces management lijken die groei af te remmen. Dat hoeft ook niet. Verhuur op basis van een logistiek proces kan eenvoudig geïntegreerd worden binnen SAP. Dit houdt het verhuurproces beheersbaar en verbetert de informatievoorziening naar klanten.
Klaar voor een zakelijke verandering? Op Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen te gedijen in het cloud-tijdperk. Laten we samen op weg gaan naar meer efficiëntie en effectiviteit!
Martijn van Dam
Martijn van Dam is senior consultant en heeft meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van Supply Chain Management en digitalisering.