Hoe verlaag je faalkosten in de bouw en infra?

Faalkosten: verantwoordelijk voor een groot deel van onvoorziene uitgaven in de bouw en infra. Wist je dat de jaarlijkse faalkosten in de Nederlandse bouwsector in de miljarden lopen? Een groot en toenemend probleem. Vooral wanneer met meerdere aannemers wordt gewerkt aan grote projecten, is het lastig om in control te zijn van de financiële status van een project. Hoe krijg je grip op lopende projecten en kun je jouw faalkosten verlagen?

Waar komen faalkosten vandaan?

Faalkosten zijn additionele kosten die ontstaan in verschillende fases van een project. Natuurlijk zijn er extra kosten waar je geen invloed op hebt, zoals kosten die ontstaan vertraging door tegenvallende weersomstandigheden of gebrekkige beschikbaarheid van derde partijen. Toch komen de meeste faalkosten door fouten. Fouten in de uitvoering, in de planning en in de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen. De onderliggende oorzaak? Een gebrek aan inzicht. Het goede nieuws is dat bouw- en infrabedrijven hun faalkosten (grotendeels) zelf in de hand hebben. Maar hoe komen zij in control?

Controle krijgen met een modern ERP systeem

Bouw- en infrabedrijven kunnen -letterlijk- winst behalen als zij gaan werken met een modern centraal ERP-systeem. Hiermee kun je de administratie van projecten eenvoudig bijhouden. En doordat alle data centraal in een systeem staat, geeft dat real-time inzicht in je lopende projecten. Dan kun je proactief en tijdig bijsturen op budget en deadlines. En faalkosten voorkomen. Hoe werkt dat precies in praktijk?

1. Administratie op locatie

   De meeste ERP systemen bevatten gebruiksvriendelijke mobiele apps die projectadministratie op locatie mogelijk maken. Wanneer bouwvakkers hun uren en gebruikte materialen direct na hun dienst registreren, wordt de administratie direct bijgewerkt. Dit biedt planners en managers onmiddellijke informatie, waardoor budgetten en deadlines beter kunnen worden bewaakt.

2. Verbeterde werkplanning

   Met betere inzichten kunnen projectplanners de benodigde arbeid en materialen nauwkeuriger voorspellen. Hierdoor kunnen teams nauwkeuriger plannen en kan de inkoop en distributie van materialen worden verbeterd, zodat alles en iedereen op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat projectdeadlines worden gehaald.

3. Verbeterde materiaalinkoop

   Als inkopers werken met actuele informatie, kunnen ze ervoor zorgen dat materialen worden ingekocht tegen de beste (prijs)voorwaarden. Een goed georganiseerd inkoopproces garandeert ook dat de juiste materialen op de juiste tijd en plaats aankomen, zodat het werk op locatie zonder vertraging kan beginnen. Dit voorkomt dat projecten stil komen te liggen door een gebrek aan materialen.

4. Informatie delen met derden

   Door de jaren heen zijn bouw- en infrastructuurprojecten steeds groter en omvangrijker geworden. Het is nu gebruikelijk om aan projecten te werken waarbij meerdere aannemers, leveranciers en andere partners betrokken zijn. Een modern ERP systeem vergemakkelijkt de integratie van derden in uw projectadministratie. Tegenwoordig kunnen derden hun uren, materialen en andere kosten registreren via slimme apps en portals, waardoor je een volledig overzicht krijgt van lopende projecten en meer controle.

5. Leren van projecten

   Wanneer alle processen worden vastgelegd in een centraal ERP systeem, dat wordt gebruikt door alle afdelingen in alle fasen van een project, levert dit meer op dan alleen inzichten - het maakt data analyse mogelijk. Hierdoor kunnen bouw- en infrastructuurbedrijven leren van projecten uit het verleden, wat leidt tot een efficiëntere uitvoering van toekomstige projecten.

Een belangrijke verandering

Real-time inzicht in kosten en voortgang van projecten? Het kan dus! Toch staat of valt het succes hiervan met de adoptie van het ERP-systeem. De gehele organisatie moet gaan werken in het systeem op een uniforme wijze, waarbij de informatie tijdig en correct moet worden ingevoerd. Een grote verandering voor veel bouw- en infrabedrijven, waarin afdelingen vaak gewend zijn op hun eigen manier te werken. Een succesvolle grote verandering gaat hand in hand met effectief change management. Bij Emixa begeleiden we organisaties in deze veranderingen, zodat iedereen, van de werkvloer tot het management, optimaal gebruik maakt van het nieuwe systeem.

Conclusie

Het verlagen van faalkosten begint met het krijgen van grip op je processen, systemen en organisatie. Door je processen te standaardiseren krijg je controle over je operationele processen en inzicht in de financiële voortgang van projecten. Benieuwd hoe Emixa dit aanpakt? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om in control te komen en je faalkosten te verlagen.

Neem contact op met de auteurs