Legal Studio en Emixa helpen juridische sector met digitaliseren van workflows

De juridische sector staat bekend als traditioneel en conservatief. Digitalisering boekt vooruitgang, maar de meeste methoden zijn al tientallen jaren hetzelfde gebleven. Het nieuwe KLEA platform (Knowledgeable Legal Entity Automation) helpt juridische organisaties en afdelingen bij het digitaliseren van workflows en repetitief juridisch werk. Het platform is momenteel operationeel in meer dan 50 landen voor bedrijven als Levi Strauss, Imerys en Carrier. KLEA heeft verschillende juridische afdelingen geholpen bij het realiseren van een tijdsbesparing van 60% en een verlaging van de operationele kosten met 40%. Emixa bouwde het eerste prototype van het platform binnen twee weken.

Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio, was advocaat met een grote interesse in technologie. Hij zag dat advocaten veel van hun kostbare tijd besteden aan taken die niet per se een rechtendiploma vereisten en die gemakkelijk konden worden geautomatiseerd.

"Voor complexe juridische kwesties is het gangbaar om een ​​advocaat een aanzienlijk uurtarief te betalen", vertelt Corveleyn. "Maar voor repetitief juridisch werk is dit niet logisch of noodzakelijk. Ook waren de processen voor het opstellen en valideren van standaard aandeelhouders- of bestuursbesluiten niet efficiënt en namen ze veel middelen in beslag."

Corveleyn besloot om de mogelijkheden van digitalisering van deze processen verder te onderzoeken. Bij modemerk Levi Strauss, het eerste bedrijf waar hij naar keek, ontdekte hij dat het papierwerk, zelfs rond basisprincipes als het formeel benoemen van een nieuwe directeur of het bijeenroepen van een aandeelhoudersvergadering, een tijdrovende en dure uitdaging was. Het simpelweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van jaarrekeningen, het verlenen van volmachten, of eigenlijk de hele juridische backbone, zou slimmer en efficiënter kunnen worden beheerd.

Het naar een hoger niveau tillen zonder een leger van developers

Met het KLEA-platform had Corveleyn een product, maar nog geen bedrijf. Hij zag wel het potentieel van KLEA en richtte samen met voormalig Allen & Overy-collega Anthony Verhaegen, Legal Studio op. CTO Bart Reyserhove kwam aan boord en met nieuwe inzichten en waardevolle feedback van klanten werkten ze aan de volgende versie van KLEA.

Corveleynvroeg Emixa om te helpen bij het bouwen van een oplossing om de processen te automatiseren en te stroomlijnen. In slechts twee weken leverde Emixa het eerste prototype van KLEA, gebouwd met het Mendix low-code platform. Low-code is een visuele benadering van applicatieontwikkeling waarmee developers met verschillende ervaringsniveaus web- en mobiele applications kunnen maken met behulp van drag-and-dropcomponenten en modelgedreven logica via een grafische gebruikersinterface.

Corveleyn: "Met Emixa en het Mendix low-code platform konden we snel pivoteren, workflowfunctionaliteit gebruiken en KLEA naar het volgende niveau tillen in slechts drie maanden, zonder een leger van developers nodig te hebben. Zonder Mendix en Emixa zou dit een jaar geduurd hebben."

60% tijdsbesparing en 40% lagere operationele kosten

SamenontwikkeldenLegal Studioen Emixa een veilig, gebruiksvriendelijk cloudplatform dat het bedrijf data koppelt aan geautomatiseerde workflows. Deze workflows kunnenwijzigingen in bestuurders, jaarvergaderingen, volmachten en nog veel meer takenafhandelen. Het platform integreert verder Connective voor digitale handtekeningen en Auth0 voor robuuste authenticatie. Met een ISO-gecertificeerde backbone en end-to-end encryptie is ook data beveiliging gegarandeerd.

"Het probleem in de juridische sector is dat er geen proces denken bestaat voor repetitieve processen waarbij verschillende mensen betrokken zijn", zegt Corveleyn. "Er is geen uniforme manier om documenten en processen efficiënt te beheren. Dit was een uitdaging voor veel advocatenkantoren en juridische afdelingen. We ontdekten ook dat er geen goed inzicht was in de juridische kosten binnen bedrijven. Grote bedrijven hebben een eigen juridisch team, maar werken daarnaast samen met externe advocaten. Dit betekent dat ook de totale kosten die gemoeid zijn met repetitieve juridische taken niet altijd duidelijk zijn. ”

Bas van der Horst: "KLEA heeft de administratieve processen voor de juridische sector aanzienlijk veranderd en versneld. Het koppelt automatisch de juiste persoon aan de juiste workflows en documenten. Gebruikers kunnen direct zien of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Zelfs als de benoeming van een bestuurder in meerdere landen moet worden bekrachtigd, zorgt KLEA ervoor dat de vereiste paspoortinformatie op tijd beschikbaar is zonder dat juristen handmatig werk hoeven te verrichten. De klanten van Legal Studio realiseerden een tijdsbesparing van 60% en konden hun operationele kosten met meer dan 40% verlagen. Dit maakt KLEA een echt succesverhaal."

Wil je meer weten?

Er zijn volop mogelijkheden om de digitale transformatie in de technologiesector te stimuleren. Wilt u de digitale staat van uw organisatie verbeteren? En bent u op zoek naar een partner die u kan helpen dit doel te bereiken? In dat geval is Emixa de juiste partner voor u. Wij vertalen complexe vraagstukken in eenvoudige, gebruiksvriendelijke IT solutions die uw digitale transformatie versnellen en uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Aarzelniet om contact met ons op te nemen. We ontmoeten u graag!