Wanneer u uw bestaande applicatielandschap wilt vervangen of een ouder systeem wilt uitfaseren, moet u met veel zaken rekening houden. Waar moet de nieuwe applications aan voldoen? Zijn integrations nodig met andere systemen? Wat zijn de bedrijfsbehoeften? Welke functionaliteiten zullen mijn processen ondersteunen? Dit zijn belangrijke vragen om vooraf te stellen, maar denk ook aan de migratie van je data uit de bestaande systemen! Want zonder bestaande data in de nieuwe applications kunnen ze vaak niet optimaal gebruikt worden door medewerkers of klanten.
Nieuw applications maakt vaak gebruik van data uit bestaande systemen of het systeem dat vervangen wordt om klanten te bedienen, analyses te maken of andere bedrijfsprocessen uit te voeren en te ondersteunen. Daarom is het cruciaal om duidelijk te schetsen hoe de data migration zal worden aangepakt. Gegevensmigratie is niet alleen een stuk software dat moet worden ontwikkeld, maar omvat ook stappen voor data beoordeling, die vaak handmatige (menselijke) evaluaties omvatten.
Stel de juiste vragen
Om toegang te hebben tot je data in je nieuwe applicatie, is het essentieel om vooraf na te denken over de volgende aspecten en deze op te nemen in een migratieplan:
- Welke systemen zijn betrokken bij de migratie?
- Welke data wil je overzetten naar je nieuwe applicatie(s)?
- Heb je echt al deze data nodig? Of kun je accepteren dat een deel van de data niet (meer) beschikbaar is?
- Hoe ga je om met een andere structuur in de nieuwe applicatie? De kans dat de structuur van de data in de nieuwe applicatie exact gelijk is, is niet groot. Hoe moeten bepaalde velden, bijvoorbeeld, ‘vertaald’ worden?
- Hoe zorg je ervoor dat de data van het oude systeem in hoge kwaliteit in de nieuwe systemen terechtkomt?
Die laatste lichten we graag nog even toe.
Verbeter de data kwaliteit!
Om optimaal gebruik te maken van de data in je nieuwe systeem, moet deze compleet en up-to-date zijn. Helaas raakt data snel 'vervuild' of verouderd. Studies en analyses tonen aan dat minstens 5% van data in systemen elk jaar onvolledig of verouderd raakt. Daarom is data migration ook een gelegenheid om je data te controleren, schoon te maken en waar nodig aan te vullen.
Maak duidelijke afspraken
Een vast onderdeel van je data migration plan bestaat uit duidelijke afspraken. Afspraken over: "welke data kunnen en moeten we automatisch overzetten? Van welke data accepteren we dat ze helemaal niet gemigreerd kunnen worden? En welke data zijn zo belangrijk voor ons dat we bereid zijn om ze handmatig opnieuw in te voeren als dat nodig is?" Er zijn altijd scenario's in elk data migration project waarbij je niet met 100% zekerheid kunt zeggen dat A in het oude systeem B is in het nieuwe systeem. Je kunt hier meestal de 80-20 regel aanhouden: 80% van de data kan volledig automatisch worden overgezet en vormt geen probleem. De resterende 20% valt weg. Vooral hierover moet je vooraf afspraken maken. Laat je een betrokken team of een specialist naar deze data kijken? Pas je de data handmatig aan, wijs je hem af of laat je hem handmatig opnieuw invoeren?
Bepaal ook vooraf hoe je uiteindelijk ‘live’ wil gaan met je nieuwe systemen. Ga je in één keer over? Of doe je het liever per dossier, project, klant of vestiging? Een andere mogelijkheid is om eindgebruikers te laten bepalen wanneer zij een klant vanuit het nieuwe systeem gaan bedienen. Dan is het wel zaak deze klant in het oude systeem te blokkeren.
Testen en controleren
Natuurlijk zet je niet ‘zomaar’ alle data over. Je maakt migratieprogrammatuur en gaat de migratie testen. Tijdens deze tests laat je alle data ook nog controleren. Zo weet je precies of de testmigratie een succes was en je echt kunt gaan migreren in een productieomgeving.
Zo’n test en controle kan er als volgt uitzien: stel, je gaat 1 miljoen facturen migreren naar het nieuwe systeem. Bij elkaar hebben deze een totaal factuurbedrag van 56.303.611,98 euro. Na de migratie kun je relatief eenvoudig controleren wat het totaal factuurbedrag in het nieuwe systeem is. Komt dat overeen? Dan is de testmigratie met grote zekerheid goed gegaan. Steekproeven en controle-functionaliteiten kunnen dit daarna bevestigen en je kunt de data over gaan zetten naar het nieuwe systeem!
Hulp nodig met data migration?
We hebben al eerder data migraties voor klanten gedaan. Elke data migration is uniek en brengt uitdagingen met zich mee. Voor een klant in de financiële sector hebben we bijvoorbeeld duizenden klantbestanden overgezet van een Microsoft Access database naar een nieuw landschap van Mendix applications . Door middel van totaaltellingen en controles werd de migratie buiten werktijd succesvol uitgevoerd, met minimale downtime die handmatig moest worden gecorrigeerd.
Migraties kunnen ook gefaseerd uitgevoerd worden. Dit hebben we gedaan bij een landelijk opererend groot bedrijf waar per vestiging kon worden besloten data te migreren van het oude, in PHP ontwikkelde, naar het nieuwe Mendix-systeem. Per vestiging werd eerst de datakwaliteit verbeterd (zowel handmatig als via geautomatiseerde processen) en daarna na goedkeuring van de eindgebruiker overgezet.
Soms zijn data migraties minder complex en kunnen ze eenvoudig in het nieuwe applications worden geïmporteerd via bijvoorbeeld Excel- of csv-bestanden uit het oude systeem. Vaak gaat het dan om master- of basisbestanden data met een eenvoudige structuur.
Wil je meer weten?
Er zijn volop mogelijkheden om de digitale transformatie in de technologiesector te stimuleren. Wilt u de digitale staat van uw organisatie verbeteren? En bent u op zoek naar een partner die u kan helpen dit doel te bereiken? In dat geval is Emixa de juiste partner voor u. Wij vertalen complexe vraagstukken in eenvoudige, gebruiksvriendelijke IT solutions die uw digitale transformatie versnellen en uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Aarzelniet om contact met ons op te nemen. We ontmoeten u graag!
