Wanneer je je bestaande applicatielandschap wil gaan vervangen of een ouder systeem wil uitfaseren, komt er behoorlijk wat op je af. Waar moeten de nieuwe applicaties aan voldoen? Zijn er integraties nodig met andere systemen? Waar heeft de business behoefte aan? Welke functionaliteiten gaan mijn processen ondersteunen? Dat zijn belangrijke vragen om vooraf te stellen, maar denk ook na over de migratie van je data uit de bestaande systemen! Want zonder bestaande data in de nieuwe applicaties kunnen deze vaak niet optimaal worden gebruikt door medewerkers of klanten.
Nieuwe applicaties maken vaak gebruik van gegevens uit bestaande systemen of het systeem dat vervangen wordt om klanten te bedienen, analyses te maken of andere bedrijfsprocessen uit te voeren en te ondersteunen. Daarom is het cruciaal om duidelijk te schetsen hoe de datamigratie zal worden aangepakt. Datamigratie is niet alleen een stuk software dat ontwikkeld moet worden, maar omvat ook stappen voor data beoordeling, wat vaak handmatige (menselijke) evaluaties inhoudt.
Stel de juiste vragen
Om toegang te hebben tot je data in je nieuwe applicatie, is het essentieel om vooraf na te denken over de volgende aspecten en deze op te nemen in een migratieplan:
- Welke systemen zijn betrokken bij de migratie?
- Welke data wil je overzetten naar je nieuwe applicatie(s)?
- Heb je echt al deze data nodig? Of kun je accepteren dat een deel van de data niet (meer) beschikbaar is?
- Hoe ga je om met een andere structuur in de nieuwe applicatie? De kans dat de structuur van de data in de nieuwe applicatie exact gelijk is, is niet groot. Hoe moeten bepaalde velden, bijvoorbeeld, ‘vertaald’ worden?
- Hoe zorg je ervoor dat de data van het oude systeem in hoge kwaliteit in de nieuwe systemen terechtkomt?
Die laatste lichten we graag nog even toe.
Verbeter de data kwaliteit!
Om optimaal gebruik te maken van de gegevens in je nieuwe systeem, moeten deze volledig en up-to-date zijn. Helaas raken gegevens snel 'vervuild' of verouderd. Studies en analyses tonen aan dat minstens 5% van de gegevens in systemen elk jaar onvolledig of verouderd raakt. Daarom is datamigratie ook een kans om je data te controleren, op te schonen en waar nodig aan te vullen.
Maak duidelijke afspraken
Een vast onderdeel van je datamigratie plan bestaat uit duidelijke afspraken. Afspraken over: "welke data kunnen en moeten we automatisch overzetten? Welke data accepteren we dat we helemaal niet kunnen migreren? En welke gegevens zijn zo belangrijk voor ons dat we bereid zijn ze handmatig opnieuw in te voeren als dat nodig is?" Er zijn altijd scenario's in elk datamigratie project waarbij je niet met 100% zekerheid kunt zeggen dat A in het oude systeem B is in het nieuwe systeem. Je kunt je hier meestal houden aan de 80-20 regel: 80% van de gegevens kunnen volledig automatisch worden overgezet en vormen geen probleem. De resterende 20% valt weg. Vooral hierover moet je vooraf afspraken maken. Laat je een betrokken team of een specialist kijken naar deze gegevens? Pas je de gegevens handmatig aan, verwerp je ze of laat je ze handmatig opnieuw invoeren?
Bepaal ook vooraf hoe je uiteindelijk ‘live’ wil gaan met je nieuwe systemen. Ga je in één keer over? Of doe je het liever per dossier, project, klant of vestiging? Een andere mogelijkheid is om eindgebruikers te laten bepalen wanneer zij een klant vanuit het nieuwe systeem gaan bedienen. Dan is het wel zaak deze klant in het oude systeem te blokkeren.
Testen en controleren
Natuurlijk zet je niet ‘zomaar’ alle data over. Je maakt migratieprogrammatuur en gaat de migratie testen. Tijdens deze tests laat je alle data ook nog controleren. Zo weet je precies of de testmigratie een succes was en je echt kunt gaan migreren in een productieomgeving.
Zo’n test en controle kan er als volgt uitzien: stel, je gaat 1 miljoen facturen migreren naar het nieuwe systeem. Bij elkaar hebben deze een totaal factuurbedrag van 56.303.611,98 euro. Na de migratie kun je relatief eenvoudig controleren wat het totaal factuurbedrag in het nieuwe systeem is. Komt dat overeen? Dan is de testmigratie met grote zekerheid goed gegaan. Steekproeven en controle-functionaliteiten kunnen dit daarna bevestigen en je kunt de data over gaan zetten naar het nieuwe systeem!
Hulp nodig bij gegevensmigratie?
We hebben al eerder datamigraties voor klanten gedaan. Elke datamigratie is uniek en gaat gepaard met uitdagingen. Zo hebben we voor een klant in het financiële domein duizenden klantbestanden overgezet van een Microsoft Access database naar een nieuw landschap van Mendix applicaties. Door middel van totaaltellingen en controles werd de migratie buiten werktijd succesvol uitgevoerd, met minimale downtime die handmatig moest worden gecorrigeerd.
Migraties kunnen ook gefaseerd uitgevoerd worden. Dit hebben we gedaan bij een landelijk opererend groot bedrijf waar per vestiging kon worden besloten data te migreren van het oude, in PHP ontwikkelde, naar het nieuwe Mendix-systeem. Per vestiging werd eerst de datakwaliteit verbeterd (zowel handmatig als via geautomatiseerde processen) en daarna na goedkeuring van de eindgebruiker overgezet.
Soms komt het voor dat datamigraties minder complex zijn en simpel kunnen worden geïmporteerd in de nieuwe applicaties middels bijvoorbeeld Excel of csv-bestanden uit het oude systeem. Het gaat dan vaak om stam- of basisdata met een eenvoudige structuur.
Wil je meer weten?
Er zijn volop mogelijkheden om de digitale transformatie in de technologiesector te stimuleren. Wil je de digitale staat van je organisatie verbeteren? En ben je op zoek naar een partner die je kan helpen dit doel te bereiken? In dat geval is Emixa de juiste partner voor jou. Wij vertalen complexe vraagstukken in eenvoudige, gebruiksvriendelijke IT-oplossingen die jouw digitale transformatie versnellen en je bedrijf naar een hoger niveau tillen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We ontmoeten je graag!
