We schreven al over hoe om te gaan met de 3 meest voorkomende uitdagingen voor een scrum master die op afstand werkt. In dit artikel gaan we dieper in op één specifieke uitdaging: Hoe voer je retrospectives effectief online uit en behoud je tegelijkertijd een scherpe focus op continue verbetering?
1. Bereid het goed en tijdig voor
Bereid een Online Retrospective extra goed voor en vraag of het team onderwerpen heeft die ze graag willen bespreken. Stuur alle deelnemers minstens een dag tevoren een mail met:
- Een overzicht van de actiepunten van de vorige Retrospective waar je kort op wilt terugkomen;
- Data die het team gebruikt om de afgelopen sprint te evalueren, bijvoorbeeld de burndown en velocity chart;
- Een eventueel verzoek om input van de teamleden, die vóór de Retrospective aangeleverd dient te worden.
2. Camera's aan!
Een Online Retrospective zonder video is niet effectief. Je wilt voorkomen dat teamleden ondertussen hun mail gaan bijwerken en niet meer 100% de aandacht erbij hebben. Het is belangrijk dat teamleden naar elkaar luisteren en kunnen reageren om elkaar te helpen verbeteren. Gebruik een tool als Teams of Zoom en zet in de uitnodiging dat je hen gaat vragen hun camera aan te zetten. Zo is iedereen hierop voorbereid, wel zo fijn!
3. Set the stage
Het is lastig om online de ontspannen en ‘veilige’ omgeving te creëren die belangrijk is voor de Retrospective. Als team reflecteren op het teamproces, de werkwijze en onderlinge relaties kan normaliter al lastig zijn, zeker in bepaalde bedrijfsculturen. Het online uitvoeren ervan kan nog een extra barrière vormen. Begin daarom de eerste vijf minuten van de bijeenkomst met een informele start, zodat iedereen die gehaast uit een ander overleg komt even koffie of thee kan pakken en er gekletst kan worden. Zo kan een gedeelte van eventuele stress/irritatie uit vorige overleggen al weggenomen worden. Waar je normaal gesproken kort de bijeenkomst inleidt en de agenda bespreekt, is het verstandig dit nu te ondersteunen met een slide waarop je de onderwerpen en bijbehorende tijden aangeeft. Hiermee houd je de aandacht van het team er beter bij.
4. Gebruik de juiste tools
Gewoonlijk noteren teamleden tijdens retrospectives hun input op plakbriefjes. Met de overgang naar online is het cruciaal om je voor te bereiden op deze overgang door tools te gebruiken zoals Miro, Menti of Ideabordz. Met deze platforms kun je de input van je team over verschillende onderwerpen visualiseren. Als je gewend bent aan het gebruik van een whiteboard met fysieke plakbriefjes, dan bieden deze tools vergelijkbare functionaliteiten, vaak met direct beschikbare sjablonen. Wees creatief en design je eigen aanpak indien nodig!
5. Gebruik deze handige online formats
Niet alle Retrospective formats die offline goed werken, pakken online ook goed uit. Hieronder vind je een paar formats die uit ervaring ook goed online te gebruiken zijn. Online biedt ook kansen! Besteed bijvoorbeeld eens meer tijd en aandacht aan individuele processen. De veiligheid van een beeldscherm zorgt er soms voor dat teamleden minder bang zijn om zichzelf te uiten over hun eigen uitdagingen.
Format 1. Automerken: Een simpele oefening om de Retrospective mee te beginnen is ‘Automerken’ (Je kunt voor deze oefening eigenlijk elk soort onderwerp gebruiken):
- Als je deze sprint vergelijkt met een automerk, welk merk zou dat dan zijn en waarom? Op deze manier kan iedereen laagdrempelig zijn/haar mening over afgelopen sprint geven. Het is wel eens voorgekomen dat het ene teamlid Range Rover koos en een ander Fiat. Of juist dat alle teamleden een Volkswagen kozen, maar met heel uiteenlopende redenen. Dit geeft een mooie aanleiding om het gesprek te openen.
- Een vervolgvraag kan zijn: Wat zou je aan afgelopen sprint veranderen om tot een droomauto te komen? Het doel van de vervolgvraag is om problemen te identificeren en tot concrete actiepunten te komen om dit de volgende sprint te verbeteren.
Een vervolgvraag zou kunnen zijn: "Welke veranderingen zou je aanbrengen aan de laatste sprint om er je droomauto van te maken?" Het doel hier is om problemen te identificeren en concrete actiepunten te creëren voor verbetering in de volgende sprint.
Format 2. De Racer: Een andere oefening is ‘De Racewagen’. Het is goed om af en toe de tijd te nemen om op individuele processen te reflecteren. Op die manier krijgt iedereen in het team een beeld van elkaars kwaliteiten en verbeterpunten. Stel twee vragen:
- Wat heeft jou de afgelopen drie maanden afgeremd?
- Wat heeft jou de afgelopen drie maanden doen versnellen?
Hierna kan de discussie gevoerd worden hoe het team van elkaar kan leren en hoe ze elkaar kunnen helpen. Deze oefening kan ook gebruikt worden om op het teamproces te reflecteren. Gebruik dan de discussie om tot verbeteracties te komen.
Format 3. Pizzatijd: De oefening ‘Pizza tijd’ is een vrij standaard Retrospective oefening, maar daarom niet minder effectief. Stel het team drie vragen om te reflecteren op afgelopen sprint:
- Wat moeten we blijven doen?
- Wat moeten we meer doen?
- Wat moeten we minder doen?
Door deze vragen één voor één te beantwoorden ontstaat een duidelijk beeld over hoe de afgelopen sprint is verlopen en wat eventuele te nemen acties zijn. De belangrijkste concrete actiepunten worden op de backlog geplaatst voor de komende sprint.
Kortom, voorbereiding is essentieel bij een Online Retrospective. Besteed hier dus genoeg tijd aan en geef extra aandacht aan ‘setting the stage’ zodat je een veilige en effectieve omgeving creëert voor het team om te reflecteren.
Neem contact op
Klaar om dieper in te gaan op agile werken? Op Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten. Of je nu meer wilt weten of specifieke vragen hebt, aarzel niet om contact met ons op te nemen.
