Sinds de eerste release van SAP S/4HANA in 2014, heeft SAP's nieuwste ERP oplossing een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt. Wat begon als Simple Finance, een 'next-gen' financiële oplossing, is nu een volledig revolutionair ERP systeem geworden. Hoewel het systeem zeker niet nieuw is, worden er in de praktijk nog wel eens verkeerde implementatiekeuzes gemaakt.
Deze verkeerde keuzes worden gemaakt omdat traditionele implementatiemethoden niet altijd passen bij zo'n revolutionair en modern ERP platform. Zonde, want de kracht van S/4 wordt niet optimaal benut. Benieuwd naar deze fouten? En nog belangrijker: benieuwd naar hoe deze voorkomen kunnen worden? Je leest het in deze blog.
Om deze implementatievalkuil te begrijpen is het goed om meer te weten over IT en database architecturen. SAP had namelijk grote ambities met haar visie op S/4. Naast het robotiseren van administratieve handelingen die geen waarde toevoegen, kun je door middel van RPA en Machine Learning denken aan meer real-time en zelfs voorspellend inzicht.
Al deze ambities hebben één ding gemeen: ze vereisen een nieuwe gebruikersinterface die controleert op uitzonderingen en meer analytische functies mogelijk maakt. Om dit mogelijk te maken, was een geheel nieuwe database nodig.
Traditioneel zijn er twee systemen, namelijk Online Analytische Verwerking (OLAP) en Online Transactionele Verwerking (OLTP). Het belangrijkste verschil tussen de twee systemen is het doel. Een OLAP-systeem is ontworpen om snel grote hoeveelheden gegevens te verwerken, zodat gebruikers snel meerdere dimensies van gegevens kunnen analyseren voor besluitvorming en analyse. Anderzijds zijn OLTP-systemen bedoeld om grote hoeveelheden transactiegegevens van meerdere gebruikers te verwerken. Ze werken met relationele databases en kunnen kleine hoeveelheden gegevens in realtime bijwerken. Hoewel beide systemen goed zijn afgestemd op hun specifieke taken, brengt de scheiding ook nadelen met zich mee, zoals het gebrek aan real-time gegevens analyse en reactieve rapportage. Het is belangrijk om te streven naar analytische begeleiding van uitzonderingen en automatisering van het operationele proces voor operationele uitmuntendheid.
SAP stond daarom voor de enorme uitdaging om de eigenschappen van beide systemen in één systeem te verenigen. Deze ambitie resulteerde in de HANA-database, die optimaal analytisch inzicht biedt.
Hoe heeft SAP dat voor elkaar gekregen? Magie? Nou, niet echt. De oplossing lag in een combinatie van het gebruik van een in-memory database en een kolomgebaseerde manier van gegevens verwerken. Dit laatste zorgt ervoor dat gegevens efficiënt kunnen worden opgehaald, omdat alleen relevante gegevens worden opgehaald in plaats van hele records rij per rij. Het resultaat is een extreem vereenvoudigde tabelstructuur. Grote hoeveelheden gegevens kunnen in één tabel worden opgeslagen zonder dat dit ten koste gaat van de verwerkingssnelheid van gegevens. Traditionele aggregatietabellen zijn overbodig geworden. De 'universal journal' tabellen binnen Finance zijn hier het beste voorbeeld van.
Terug naar de valkuil: bestaande SAP software moest worden geoptimaliseerd voor het gebruik van de nieuwe, vereenvoudigde tabellen om de kracht van HANA ten volle te benutten. Maar SAP is zo rijk aan functionaliteit dat niet alles in één keer kon worden gedaan. Grote delen zijn al verbeterd, maar bij elke release wordt nog steeds nieuwe functionaliteit aangeboden. Natuurlijk geoptimaliseerd voor HANA.
Bij Emixa zijn we voortdurend op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en roadmaps van SAP. Dit maakt ons een ambassadeur van SAP's visie op automatisering en meer analytisch inzicht. Partijen die dit niet doen en vertrouwen op verouderde kennis en implementatiemethoden, lopen de kans in de val te lopen van het gebruik van "oude" functionaliteit of verminderd gebruiksgemak. Zonde, want dan haal je niet het maximale uit het moderne IT-platform dat SAP met S/4HANA biedt!
Figuur 1. Een voorbeeld van hoe transactionele gegevens direct beschikbaar zijn in analytische weergaven
Traditionele implementatiemethoden gaan vaak gepaard met grote projecten. Bij voorkeur volgens de watervalmethode met duidelijke kaders en doelstellingen vooraf vanuit de IT-afdeling.
De IT-afdeling vindt veranderingen in het ERP landschap (zoals innovaties) vaak eng, werkt traag en is in wezen bedoeld om te behouden wat er al is. De bekende slogan "Don't fix what ain't broke" beschrijft deze traditionele houding misschien wel het beste.
Dit staat in schril contrast met de steeds veeleisender wordende bedrijfsvoering. Vooral de gevestigde orde lijdt onder verlangzaming van dit proces en verliest het van snel innoverende start-ups of scale-ups. Ook de snelheid waarmee (IT-)innovaties plaatsvinden is een probleem met deze traditionele manier van denken. Een transformatieproject dat jaren duurt is niet langer rendabel. Tegen de tijd dat de organisatie de implementatie heeft afgerond, is het systeem verouderd.
Wat nodig is, is een werkwijze die flexibiliteit verkiest boven projectstabiliteit en risicomijdend gedrag. Het stelt ook technische eisen aan de ERP oplossing. Doordat SAP niet langer één modulair systeem is, maar zich gedraagt als een technologieplatform, worden technische diepgang en integratiecomplexiteit geëlimineerd. De aanpak, die gebaseerd is op best practices, garandeert standaardisatie en harmonisatie waar "goed" goed genoeg is. Snelheid en flexibiliteit worden specifiek geboden voor competitief onderscheidende processen die behoren tot de innovatielaag in het systeemlandschap, bijvoorbeeld via Mendix als low-code platform.
Het resultaat: een modulair, flexibel en wendbaar landschap en een 'Composable ERP'. Dit heeft één oplossing per hoofdproces en beperkt daardoor het aantal leveranciers. Leveranciers worden hiermee strategische partners, ze begrijpen de situatie, de uitdagingen en ambities.
In lijn met valkuil 2 komt het vaak voor dat implementaties IT-gedreven zijn. Het bestaande systeem is verouderd en wordt niet meer ondersteund. Er wordt een eenvoudige business case gemaakt of bedrijfsrisico's worden afgewogen en de opdracht in dergelijke situaties is "implementeer een nieuwe ERP".
Het probleem met een dergelijke opdracht is dat het silo's onvoldoende overstijgt. De opdracht biedt geen ruimte voor een bedrijfsarchitectuur gebaseerd op waardecreatie.
Wat nodig is, is een bedrijfsgerichte aanpak met een missie als: "efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering". Alleen dan ontstaat een End-to-End aanpak vanuit een ketengedachte. Er zijn sleutelfunctionarissen nodig van elke afdeling met een echt begrip van de bedrijfsprocessen en de bijbehorende uitdagingen.
Figuur 2. Van IT-gestuurd naar business-gestuurd.
Deze valkuilen zijn niet bedoeld als demotivatoren. Integendeel, pas als je deze valkuilen juist herkent kun je passende maatregelen nemen.
Toch laten deze valkuilen zien dat een grootschalige ERP implementatie niet onderschat moet worden. De juiste (implementatie)partner (we hebben immers gezien dat partnerschap verder gaat dan alleen implementatie) is cruciaal. Deze voorkomt deze en andere valkuilen en verhoogt zo het rendement van uw investering.
Klaar voor een zakelijke verandering? Op Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen te gedijen in het cloud-tijdperk. Laten we samen op weg gaan naar meer efficiëntie en effectiviteit!
Patrick Beks
Als directeur technologie en innovatie speelt Patrick een cruciale rol in het stimuleren van technologische innovatie, het bevorderen van een cultuur van voortdurende verbetering en het behouden van het concurrentievoordeel van Emixa binnen de markt.