Toekomstbestendig projectbeheer: Emixa Prefab voor SAP S/4HANA

Emixa heeft gespecialiseerde SAP add-ons ontwikkeld voor projectgebaseerde organisaties met een sterke focus op de bouw- en installatiesector. Hoewel onze Prefab SAP oplossing al tientallen jaren geleden werd geïntroduceerd, is deze vandaag de dag nog steeds zeer relevant. Des te meer met een aantal interessante nieuwe ontwikkelingen in het verschiet.

In deze blog gaan we dieper in op deze ontwikkelingen en bespreken we het blijvende belang van Prefab SAP in een modern SAP landschap.

Prefab SAP en S/4HANA

SAP heeft flink geïnvesteerd in een smalle core ERP-oplossing in de (public) Cloud. De focus ligt nu niet zo zeer op verbreding maar juist op het toevoegen van slimme technologie in deze core waardoor deze nog slimmer en toekomstbesteding wordt. Deze investering omvat technologische verbeteringen zoals onder andere (generative) AI en robotica. Om dit mogelijk te maken heeft SAP er soms voor gekozen om bepaalde functionaliteiten te verwijderen om redundantie te voorkomen en een uniforme data structuur en architectuur te creëren. Deze aanpak is essentieel voor het versnellen van innovatiecycli en het vergroten adoptievermogen voor deze nieuwe technieken. Vanuit SAP een zeer gedurfde en strategische keuze.

Met SAP's primaire focus op de ontwikkeling van core ERP mogelijkheden op het BTP (Business Technology Platform), blijft SAP expliciet vertrouwen op partners om gespecialiseerde industrie solutions te ontwikkelen. Als SAP Build Partner en met meer dan 20 jaar ervaring in het ontwikkelen van SAP add-ons, zijn wij goed gepositioneerd om deze visie te ondersteunen.

Onze Prefab add-on is ontworpen om een ’White space’ binnen SAP S/4HANA op te vullen. Een ‘White space’ verwijst naar processen of stappen waarvoor SAP geen ingebouwde functionaliteit biedt en geen plannen heeft om deze op te nemen in hun roadmap. In dit kader heeft SAP onze oplossing goedgekeurd als officiële partner oplossing in de SAP store. Doordat ook wij voortdurend investeren in de toekomstbestendigheid van onze Prefab oplissing blijven we op één lijn met het evoluerende ecosysteem van SAP.

Hieronder vindt u een overzicht van onze laatste belangrijke ontwikkelingen:

Integratie met het universele journaal

Een van de belangrijkste verbeteringen in S/4HANA is de vereenvoudigde tabelstructuur die mogelijk wordt gemaakt door de HANA-database. Het beste voorbeeld hier van is de ‘universal journal’. Sinds de release van S/4 2023 maakt onze Prefab-oplossing gebruik van dit universal journal en bieden we state-of-the-art Fiori-apps die realtime financiële inzichten leveren vanuit onze Prefab-oplossing data.

Met deze integratie krijgen projectmanagers real-time inzicht in de financiële prestaties op elk moment in de levenscyclus van het project. Een projectmanager die bijvoorbeeld toezicht houdt op een bouwproject in meerdere fasen, kan toegewezen budgetten, lopende kosten en verwachte uitgaven direct op één plek bekijken en vergelijken. Dankzij dit naadloze financiële inzicht kunnen teams waar nodig tijdig budgetaanpassingen doorvoeren. Hierdoor worden vertragingen beperkt en de winstgevendheid verbeterd.

Lees voor meer achtergrond over de implicaties van de nieuwe HANA-database onze blogpost over het voorkomen van fouten bij de implementatie van SAP S/4HANA.

Earned Value-analyse en kostenplanning op basis van tijd

Emixa Prefab bevat nu uitgebreide functionaliteit voor het verdelen van kosten in de tijd, waardoor een uitgebreide analyse van de ’earned value’ mogelijk wordt. Met de mogelijkheid om kostenplanversies te onderscheiden, kunnen gebruikers eenvoudig de baseline-kosten, earned value (of toegestane kosten op basis van de voortgang van het project) en werkelijke kosten in de loop van de tijd volgen.

Stel je een project voor waarbij de materiaalkosten vooral vooraf worden gemaakt, terwijl de personeelskosten gelijkmatiger zijn verdeeld over de tijd. Emixa Met Prefab kunnen gebruikers rekening houden met deze variaties door flexibele regels voor kostenverdeling op te stellen. Dit betekent dat projectteams earned value nauwkeurig kunnen bijhouden op basis van de werkelijke projectvoortgang, in plaats van te vertrouwen op statische kostenaannames. Door deze functies te integreren in de projectplanning ondersteunt Prefab een realistische budgetallocatie in de tijd, zelfs wanneer gedetailleerde project capaciteitsplanningen nog in ontwikkeling zijn. Dit niveau van dynamisch bijhouden helpt financiële verrassingen te voorkomen en zorgt voor een betere controle over de projectfinanciën.

De calculatieinterface voor het importeren van gedetailleerde kostenramingen.

Kopiëren naar meerdere versies

De Prefab add-on maakt gebruik van verschillende planversies om budget neutrale wijzigingen binnen CBM (Controlled Budget Maintenance) mogelijk te maken . Met deze functionaliteit kunnen gebruikers kopieerinstellingen definiëren die het dupliceren van data over meerdere versies tegelijk mogelijk maken.

Wanneer gebruikers bijvoorbeeld een budget overzetten van een meer- of minderwerkversie, kunnen ze dit in één handeling naadloos overzetten naar zowel het huidige budget als de prognose. Dit proces bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid doordat het ervoor zorgt dat alle relevante versies dezelfde budgetaanpassingen bevatten. Door het aantal handmatige stappen te verminderen, kunnen projectmanagers Betere controle over de financiële planning en rapportage, wat leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming gedurende de hele levenscyclus van het project.Betere controle over de financiële planning en rapportage, wat leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming gedurende de hele levenscyclus van het project.

Dashboardoverzicht van het SAP Controlled Budget Maintenance.

Verbeterd inkoopbeheer op basis van budget

Prefab ondersteunt nu effectievere inkoop rechtstreeks vanuit werkbudgetten. Met deze update kan extra budgetinformatie worden overgebracht naar inkoopprocessen, waardoor de zero-touch automatisering van inkoopdocumenten verder toeneemt.

Voor een projectmanager betekent dit dat zodra een werkbudget is afgerond, de relevante inkoop data automatisch wordt ingevuld in inkoopaanvragen, waardoor er minder handmatige invoer nodig is. Door de inkoop direct vanuit het werkbudget te automatiseren, minimaliseert Prefab de administratieve handelingen en zorgt het ervoor dat de inkoop nauw aansluit bij de budgettaire doelstellingen. Deze toegevoegde functionaliteit verhoogt de efficiëntie van de aankopen aanzienlijk en houdt de aankopen binnen de goedgekeurde budgetlimieten.

Klaar om uw SAP S/4HANA-ervaring te verbeteren?
Ontdek hoe Emixa's Prefab SAP solutions uw processen kan stroomlijnen. Download onze One-Pager voor een snel overzicht van de functies en voordelen!