Het verhaal van VORM: Hoe de kampioen van betaalbare woningen meer grip heeft op projecten

Het 100-jarige VORM is een topspeler binnen de bouw. Bekend van toonaangevende binnenstedelijke projecten in onder meer Rotterdam, Amsterdam, Den Haag en Utrecht. Onder het motto Een Goede Buurt Voor Iedereen, werkt VORM over de gehele breedte van de bouwsector met een focus op betaalbare, unieke woningen in leefbare, duurzame buurten. We spreken met (interim) CFO Marc Springvloed over de bijzondere uitdagingen van het bedrijf, zoals slimmer samenwerken met toeleveranciers en grip houden op alle kosten. Hoe slaagt het bedrijf om zoveel te doen met een relatief klein team? En hoe helpt Emixa om het meeste uit hun spiksplinternieuwe ERP-systeem te halen?

Wat voor bedrijf is VORM?

Wij zijn de op één na grootste bouwer van Nederland en zijn actief op drie hoofdgebieden: ontwikkeling, realisatie en new business. In de ontwikkeltak kopen we grond aan en ontwikkelen we nieuwe woningbouwplannen. VORM is erg goed in binnenstedelijk bouwen; we kunnen heel creatieve oplossingen bedenken voor het bouwen met veel beperkingen. Ook hebben we veel ervaring met alles wat erbij komt kijken; gemeentelijke voorwaarden, inspraaktrajecten, vergunningen, stikstofregels et cetera. De realisatietak is voor het daadwerkelijke bouwen en de new business tak is onze innovatietak.

Aan welke innovaties werkt VORM op dit moment?

We verwachten veel van slimmer werken met toeleveranciers, bijvoorbeeld met prefab oplossingen. Zo werken we voor een studentenhuisvestingsproject in Utrecht High 5 met prefab badkamers. Die kunnen heel snel afgemonteerd worden in de 900 cascowoningen. Je hebt het dan over 20% goedkoper en sneller. We denken nog verder te kunnen gaan en bijvoorbeeld alles met leidingwerk en elektra in prefab vorm te kunnen maken. Dat kan gebouwen ook demontabel, en dus circulair, maken.

Wat zijn de grootste uitdagingen voor VORM?

Ook in de bouw hebben we te maken met personeelstekorten. De afgelopen jaren, met de lage rentes en de bloeiende economie, zijn er heel veel nieuwbouwprojecten ontwikkeld en gestart. Bouwers zijn nu helemaal volgeboekt voor de uitvoering daarvan. De recente inflatie speelt ook mee. Met hogere rente hebben mensen ook hogere hypotheekkosten, terwijl de bouwkosten ook zijn gestegen. We merken dat hierdoor inschrijvingen op projecten achterblijven en we minder snel van start kunnen. Aan ons de uitdaging om nog slimmer te werken en woningen zo betaalbaar mogelijk te maken. Daarnaast zijn er ook steeds meer duurzaamheidseisen, denk aan het energieverbruik van woningen, de milieubelasting van bouwmaterialen en maatregelen voor klimaatadaptatie. We presteren daarin steeds beter dan de norm. Elke dag werken we hard aan duurzame en betaalbare woningen. Die hebben we hard nodig in Nederland!

VORM is een relatief klein bedrijf. Hoe krijg je het voor elkaar om zo goed te presteren?

Inderdaad, er werken zo’n 500 mensen bij VORM. Vergeleken met grotere concurrenten zijn we super gefocust. We zijn ook selectief in welke projecten we ontwikkelen en aannemen. We kiezen voor de projecten waar onze inventiviteit echt nodig is. Zo hebben we de meeste toegevoegde waarde. Dat maakt zo’n project rendabeler en bovendien ook interessanter voor onze mensen. Doordat VORM een familiebedrijf is, kunnen we ook dat soort keuzes maken. Het is een financieel gezond bedrijf dat vooruit kan kijken.

Wat houdt je rol bij VORM in?

Als CFO ben ik als 1 van de 3 bestuurders en ben ik financieel eindverantwoordelijk, maar ben ik ook verantwoordelijk voor zaken als HR, facilitaire diensten en IT. Ik ben in maart 2023 op interim-basis bij VORM aangetreden. Na jaren van groei, moesten we meer grip gaan krijgen op de kosten. Aangezien VORM kampioen betaalbare woningen wil zijn, zal dat ook in de toekomst belangrijk blijven. Efficiënter werken en beter leren van je projecten is daarin essentieel.

Hoe raakte Emixa betrokken?

Toen ik binnenstapte werkte VORM al aan de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Men wilde het al snel live brengen, maar ik zag dat nog niet zitten. Niet dat de implementatiepartij, 4PS, het slecht deed, maar er was gewoon nog niet goed nagedacht over de impact die zo’n nieuw systeem heeft op alle bedrijfsprocessen. Die impact is gewoon heel groot met zo’n centraal systeem. Ik had al heel goede ervaringen met Emixa opgedaan bij VolkerWessels, dus ik wilde jullie aan boord hebben als proces-partner. Jullie SBOS-model (Strategie-Bedrijfsprocessen-Organisatie-Systemen, red.) staat gewoon als een huis.

Wat hebben we voor VORM gedaan?

Jullie brengen een frisse blik en kennis mee, wat überhaupt waardevol is. Het team heeft de livegang goed begeleid door professioneel projectmanagement en goed change management. Zo hebben jullie onze mensen betrokken voor de livegang en hen ook getraind in het gebruik van het nieuwe systeem. Ook hebben jullie de nazorgperiode begeleid en door alle partijen aan tafel gekregen om onverwachte problemen snel weten op te lossen. Nu werken we nog steeds samen aan verdere optimalisaties. Je kunt niet alles vooraf precies uitdenken, dus we blijven leren en optimaliseren. Want we willen dit nieuwe systeem zo slim en goed mogelijk benutten.

Welke waarde heeft het project voor uw bedrijf opgeleverd?

Met dit systeem hebben we meer grip op onze administratie. Je moet je bedenken dat hiervoor ook heel veel decentraal in Excel werd vastgelegd. Nu staan alle offertes, contracten, orders, facturen etc. in het systeem. Dit scheelt heel veel handmatig invoer- en controlewerk. Ook de planning van monteurs, installateurs, elektriciens etc. gaat via het systeem, wat onze uitvoerders heel veel tijd scheelt met bellen en mailen. Misschien is het een cliché, maar alles valt en staat natuurlijk met het gebruik van het systeem. Die verandering heeft Emixa ook goed begeleid.

Wat zijn de volgende stappen voor VORM?

Nu de basis op orde is, willen we ook meer data-gedreven gaan werken. Kunnen we het systeem ook koppelen aan dat van anderen om nog beter te kunnen plannen? Kunnen we op basis van het verleden nog betere project-calculaties maken? Zodat je met die inzichten nog betere besluiten kunt nemen. Maar dat is iets voor mijn opvolger Laura Dikker om op te pakken, want ik ga straks weer naar een andere interim-opdracht.

Wat maakt de bouwsector interessant voor jou?

Het zijn allemaal unieke projecten waarbij heel veel komt kijken, ook op financieel vlak. De omgeving verandert bovendien steeds door nieuwe wet- en regelgeving en nieuwe marktomstandigheden. Je moet goed je huiswerk doen en adaptief blijven. Dat maakt het uitdagend.

Projectleider Rolf de Klein: "“Ontzettend leuk om te horen dat Marc blij is met ons werk. VORM is ook echt een bijzonder bedrijf dat snel wil leren en innoveren. Mooi om daar op onze manier aan bij te dragen.”

Wil je verder sparren over het implementeren van slimme technologie? Neem gerust contact op.