Zaak | HBM Machines Waddinxveen | Operationele uitmuntendheid

Business challenges

Groeiende IT-systemen bij explosieve bedrijfsgroei
Inadequate interfaces en communicatie tussen systemen
Parallelle implementatie van nieuwe systemen en processen

Succesfactoren

Implementatie van een nieuw ERP systeem
Implementatie van Boomi integratie: aansluiten applications
Het IT-team opgeleid tot Boomi experts

Resultaten

Verbeterde operationele uitmuntendheid en foutreductie
Efficiëntere data analyse en probleemoplossing
Soepele processen voor grote data- en bestelvolumes

Zaak | HBM Machines Waddinxveen | Operationele uitmuntendheid

HBM Machines is leverancier van machines, handgereedschappen en technische accessoires. Het bedrijf richt zich op een breed scala aan vakgebieden en applications. Denk bijvoorbeeld aan metaalbewerking, houtbewerking, plaatbewerking, garage-apparatuur en automotive artikelen. Veel artikelen zijn ook onder eigen merk. "Werkelijk alles voor uw werkplek" is dan ook de slogan van HBM.

Het bedrijf werd in 1972 opgericht door Herman Buitelaar senior en heeft sinds die beginperiode een stevige groei doorgemaakt. Anno 2022 beschikt HBM Machines over een showroom van 1.400 vierkante meter en meerdere magazijnen die een totale oppervlakte van 40.000 vierkante meter bestrijken. In 2006 opende HBM Machines ook een eigen webshop, terwijl het dealernetwerk inmiddels bestaat uit een groot aantal Europese partners. Geheel in lijn met de ambitie om serieus werk te maken van internationalisering, heeft het bedrijf ook een Belgische, Duitse en Franse site. Het beleid en de groeiambities van HBM Machines steunen op drie centrale pijlers: internationalisering, de verdere uitbreiding van het assortiment en marketing.

Door de stevige groei van de laatste jaren, groeiden de IT-systemen van HBM Machines langzaamaan uit hun voegen. Om toch tot een geautomatiseerde digitale workflow te komen die de huidige volumes van duizenden orders per dag aankan, bouwde HBM Machines samen met Emixa een nieuwe interfacelaag op basis van Boomi.

536 x 357 Afbeelding in kaart, tekst eronder 13 35% (18)

Business challenges

HBM Machines is van huis uit een echt familiebedrijf. De zoons van oprichter Herman Buitelaar senior traden in 2002 ook toe tot het bedrijf. Op het gebied van zakelijk vernuft en productkennis heeft de familie het bedrijf voorzien van een enorm sterke basis. Maar omdat HBM Machines al een hele poos met 10 tot 40 procent per jaar groeit, konden de bestaande IT-systemen de explosieve groei van de hoeveelheid data en bestellingen op een gegeven moment bijna niet meer aan.

Het kassasysteem, dat in de loop der jaren is uitgebreid tot een bijna compleet ERP systeem, ontgroeide zichzelf. Er waren (te) weinig interfaces, waardoor applications en systemen niet optimaal met elkaar communiceerden. Tegelijkertijd namen de volumes toe met een factor 5 of 6, waardoor kleine scheurtjes uitgroeiden tot grotere breuken. Door de combinatie van grotere volumes en ontoereikende IT-systemen dreigde HBM Machines het slachtoffer te worden van haar eigen succes.

Een andere uitdaging is dat HBM parallel meerdere nieuwe systemen aan het implementeren is: een nieuw ERP, een nieuwe WMS en een nieuw POS-systeem. Daarnaast heeft het bedrijf ook nog een nieuw warehouse in Waddinxveen laten bouwen.

Nieuw management team en verbeterdoelstellingen

Nieuw managementteam en verbeterdoelen In 2019 besloot de familie Buitelaar het bedrijf te verkopen en zelf nog voornamelijk actief te blijven aan de inkoopkant. Er kwam een nieuwe leiding die de laatste anderhalf jaar lang bouwde aan een nieuw managementteam.

Die ploeg werkt sindsdien hard aan een revisie en modernisering van het IT-landschap. De hoofddoelen zijn:

Moderne, schaalbare en geïntegreerde systemen die HBM's groei mogelijk maken

Moderne, schaalbare en geïntegreerde systemen die de groei van HBM mogelijk maken. Een grote geautomatiseerde flow creëren voor alle belangrijke bedrijfsprocessen. Denk aan het managen van orders, het stroomlijnen van het hr-beleid en het verbeteren van administratieve processen. Applicaties en systemen beter en makkelijker met elkaar laten communiceren.

applications en systemen beter en eenvoudiger met elkaar laten communiceren.

Succesfactoren

Om de bovenstaande doelstellingen te bereiken, is HBM Machines begonnen met de implementatie van een nieuw ERP systeem in 3 fasen: financiën en inkoop in 2021 en verkoop in 2022. HBM Machines vervangt ook de WMS-automatisering in het magazijn. Als gevolg hiervan had HBM Machines behoefte aan een goede integratie-interface die het als extra laag bovenop de bestaande en nieuwe systemen kon plaatsen. Vanuit een "best-of-breed visie" (het selecteren van de beste solutions uit het aanbod van meerdere leveranciers) is een interfacelaag onmisbaar om alle systemen goed met elkaar te laten communiceren. Zo kwam het bedrijf uiteindelijk uit op Boomi. Dit platform biedt de mogelijkheid om bijna elke denkbare service of applicatie met elkaar te verbinden.

Op advies van de ERP projectondersteuning is HBM Machines in zee gegaan met Emixa, specialisten in Boomi integratie. Samen ontwikkelden Emixa en HBM een integratielaag die ervoor zorgt dat data management en de communicatie tussen verschillende systemen steeds meer als een geoliede machine werkt. Boomi was dan ook een van de bepalende factoren bij het zetten van de eerste stappen naar een meer schaalbare en robuuste IT-omgeving. Emixa trainde ook het team van HBM in Boomi. Ze zijn nu in staat om veel van hun integratieproblemen zelf op te lossen.

536 x 357 Afbeelding in kaart, tekst eronder 13 35% (7)

Resultaten

Samen ontwikkelden Emixa en HBM een integratielaag die ervoor zorgt dat het databeheer en de communicatie tussen verschillende systemen steeds meer lopen als een geoliede machine. Boomi was daarom een van de bepalende factoren tijdens het zetten van de eerste stappen naar een schaalbare en robuustere IT-omgeving. Emixa heeft ook team van HBM opgeleid in Boomi. Daardoor zijn ze in staat om nu zelf veel van hun integratievraagstukken in te vullen. De samenwerking Detlef de Vries, CFO van HBM Machines, is zeer te spreken over de samenwerking met Emixa. “Wat ik vooral goed vind aan Emixa is dat er echt een methodiek achter de software zit. Je gebruikt bijvoorbeeld een RM-methodologie voor het opleiden en certificeren van medewerkers. Daarnaast werkt Emixa volgens duidelijke protocollen en met logische processtappen. Het helpt enorm als je een implementatiepartner hebt die je laat werken volgens een vast stramien van bouwen, testen en documenteren. Dat heeft onze hard groeiende organisatie nodig”, aldus Detlef.

Efficiënte systeemintegratie bij HBM-machines

Wat ik zo leuk vind aan Emixa is dat er een echte methodologie achter de software zit. Je gebruikt bijvoorbeeld een RM-methodologie voor het trainen en certificeren van medewerkers. Daarnaast werkt Emixa met duidelijke protocollen en logische processtappen. Het helpt echt als je een implementatiepartner hebt die je laat werken volgens een vast stramien van bouwen, testen en documenteren. Onze snel groeiende organisatie heeft dat nodig.