Casestudie KLEA - Juridische studio

Business challenges

Repetitieve juridische handelingen
Hoge kosten van traditionele juridische diensten
Inefficiënte processen voor aandeelhouders- en bestuursbesluiten

Succesfactoren

Snel ontwikkeld werkend prototype
Digitalisering verhoogt de efficiëntie van de workflow
Geïntegreerd platform voor juridische automatisering

Resultaten

60% tijdsbesparing in juridische taken
Operationele kosten verlaagd met 40%
Wereldwijde implementatie in 80 landen

Casestudie KLEA - Juridische studio

De juridische sector staat bekend als traditioneel en conservatief, maar ook daar wint digitalisering terrein. Toch zijn de meeste werkmethoden al decennia hetzelfde. Het KLEA-platform (Knowledgeable Legal Entity Automation) helpt juridische organisaties en afdelingen bij het digitaliseren van workflows en repetitief juridisch werk. Het platform, gebouwd door Emixa, draait nu in meer dan vijftig landen bij bedrijven zoals Levi Strauss, Imerys en Carrier. KLEA heeft verschillende juridische afdelingen geholpen een tijdsbesparing van 60 procent te realiseren en 40 procent te besparen op operationele kosten.

536 x 357 Afbeelding in kaart, tekst eronder 13 35% (20)

Business challenges

Zoals ieder groot bedrijf begint, startte ook Legal Studio met de simpele vraag: kan dat nu niet anders? In dit geval ging het om repetitieve juridische handelingen die iedere keer weer veel tijd en geld kostten. Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio, was advocaat met een grote interesse in technologie. Hij zag dat advocaten veel van hun kostbare tijd besteden aan taken die niet per se een rechtendiploma vereisten en die gemakkelijk konden worden geautomatiseerd.

Voor complexe juridische kwesties is het gangbaar om een advocaat een aanzienlijk uurtarief te betalen, maar voor repetitief juridisch werk is dit niet logisch of noodzakelijk, redeneert Corveleyn. Ook zag hij dat de processen voor het opstellen en valideren van standaard aandeelhouders- of bestuursbesluiten niet efficiënt waren, en ze namen veel middelen in beslag.

Corveleyn besloot om de mogelijkheden van digitalisering van deze processen verder te onderzoeken. Bij modemerk Levi Strauss, het eerste bedrijf waar hij naar keek, ontdekte hij dat het papierwerk, zelfs rond basisprincipes als het formeel benoemen van een nieuwe directeur of het bijeenroepen van een aandeelhoudersvergadering, een tijdrovende en dure klus was. Het simpelweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van jaarrekeningen, het verlenen van volmachten, of eigenlijk de hele juridische backbone, zou slimmer en efficiënter kunnen worden beheerd.

Met het KLEA-platform had Corveleyn een product, maar nog geen bedrijf. Hij zag wel het potentieel van KLEA en richtte samen met voormalig Allen & Overy-collega Anthony Verhaegen, Legal Studio op. CTO Bart Reyserhove kwam aan boord en met nieuwe inzichten en waardevolle feedback van klanten werkten ze aan de volgende versie van KLEA.

Succesfactoren

Filip Corveleyn vroeg Emixa te helpen bij het bouwen van een oplossing om de processen verder te automatiseren en te stroomlijnen. Legal Studio en Emixa ontwikkelden binnen een paar weken een veilig, gebruiksvriendelijk cloud-platform, dat bedrijfsdata koppelt aan geautomatiseerde workflows. Deze workflows kunnen wisselingen in bestuurders, jaarlijkse vergaderingen, volmachten en nog veel meer taken verwerken.

Het platform integreert ook Connective voor digitale handtekeningen en Auth0 voor robuuste authenticatie. Met een ISO-gecertificeerde backbone en end-to-end encryptie is ook de databeveiliging gegarandeerd. Het platform heette eerst nog Legal Studio, maar is later omgedoopt tot KLEA. De naam verwijst naar knowledgeable, legal entity and automation, aspecten van juridische processen die met de hulp van KLEA samenvloeien tot een overzichtelijk en gemakkelijk beheersbaar geheel.

KLEA is gebouwd met het Mendix low-code platform. Low-code is een visuele benadering van applicatieontwikkeling waarmee developers met verschillende ervaringsniveaus applicaties voor web en mobiel kunnen maken, met behulp van drag-and-drop-componenten en modelgedreven logica via een grafische gebruikersinterface.

De KLEA-software koppelt alle betrokkenen aan workflows en documenten. De klant geeft de input, de software regelt het middendeel en de advocaat verzorgt de achterkant. Dankzij de software hoeven advocaten zich niet meer met repetitieve secretariële taken bezig te houden, maar kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaken. KLEA heeft alle noodzakelijke data en stuurt het proces. Het platform is een slimme database die gegevens opslaat, beheert en makkelijk op te roepen maakt.

536 x 357 Afbeelding in kaart, tekst eronder 13 35% (22)

536 x 357 Afbeelding in kaart, tekst eronder 13 35% (21)

Resultaten

Processen worden nu gestroomlijnd en alle data is op één centrale plek te raadplegen. Dankzij KLEA zie je gelijk of iedereen de juiste volmachten of documenten heeft, maar bijvoorbeeld ook of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Moet de benoeming van een bestuurder in meerdere landen worden bekrachtigd? Dan zorg je er met KLEA voor dat de juiste paspoortinformatie tijdig op alle locaties aanwezig is.

Het platform maakt ook gebruik van automatiseringstools als digitale handtekeningen en single-sign-on. Zo kunnen documenten veel sneller worden ondertekend en lopen processen geen vertraging meer op, omdat iemand bijvoorbeeld zijn wachtwoord is vergeten. Gebruikers hoeven met KLEA niet lang te zoeken naar de juiste informatie, zodat kostbare tijd wordt bespaard en juristen zich helemaal kunnen richten op hun kerntaken.

Nu is het platform actief in 80 landen. Klanten worden via slimme workflows gekoppeld aan juridische documenten in meer dan veertig talen, waarbij juridische experts waken over de compliance. Na drie jaar draait het platform bijna twee miljard euro omzet.

Met Emixa: Een revolutie op KLEA in 3 maanden

Met Emixa en het Mendix low-code platform konden we snel schakelen, workflow-functionaliteit benutten en KLEA in slechts drie maanden naar een hoger niveau tillen, zonder dat een leger ontwikkelaars nodig was. Zonder Mendix en Emixa zou dit een jaar hebben gekost.